Sidste tirsdag gennemgik vi, hvor let og hurtigt det er at oprette fakturaer i e-conomic. At du bl.a. kan oprette varer og kunder, mens du laver din faktura, sparer dig oceaner af tid. Men det er ikke alle, som du ”bare” kan maile en faktura til. Stort set alle offentlige instanser modtager nemlig kun elektroniske fakturaer – de såkaldte EAN-fakturaer. Og flere private virksomheder er ligeledes begyndt at benytte sig af muligheden for elektronisk fakturering.

Derfor vil vi i dag se lidt nærmere på, hvordan du så let som ingenting kan sende dine fakturaer af sted elektronisk og dermed sikre, at du får penge for dine ydelser eller produkter.

Hvad kræver det?
Det vigtigste, som du skal tænke på, når du skal sende EAN-fakturaer, er, at der er tre felter, som SKAL være udfyldt for du kan sende elektroniske fakturaer. For det første skal både dit eget og din kundes CVR-nummer være udfyldt. Du kan indtaste dit eget under dine stamoplysninger, hvilket du sikkert gjorde, lige da du oprettede dig i e-conomic. Du kan indtaste din kundes CVR-nummer, når du opretter dem. Og så får du desuden udfyldt en række af de andre felter automatisk, da e-conomic er synkroniseret med CVR-registeret. Så der er masser af tid at spare på den lange bane.

ean1

Derudover skal du have indtastet kundens 13-cifrede EAN-nummer og en reference. Du har mulighed for at indskrive EAN-nummeret, når du opretter eller redigerer en kunde, under fanen ”Øvrigt”.

ean2

Muligheden for at indsætte referencer eller en attention finder du derimod under den sidste fane ”Levering”. Du behøver blot at enten at indtaste ”Deres reference” eller ”Attention”.

ean3

Desuden skal de kunder, som du fakturerer elektronisk gennem e-conomic være registreret i NemHandelsregisteret. Hvis de ikke er dette, kan du benytte tjenesten virk.dk, som gør det muligt for dig at sende til disse kunder. Denne tjeneste er gratis.

Hvordan gør du det?
Der er intet komplekst ved at oprette EAN-fakturaer. Du opretter fakturaen, som du normalt ville gøre det, med de informationer, som blev beskrevet ovenfor. Når din faktura er færdig, trykker du på funktionen ”Bogfør og send faktura”. Her har du mulighed for at vælge at sende fakturaen via EAN. Når du herefter trykker ”Bogfør”, sendes den af sted elektronisk.

ean4

Når du først har sendt den elektroniske faktura til din kunde, kan du følge, hvor langt i processen den er nået. På den måde kan du monitorere, hvorvidt din kunde rent faktisk modtager den, eller om der skulle have opstået fejl undervejs. Du søger bare på din ønskede periode, og så får du hurtigt et klart overblik.

ean5

 

Har du brug for mere information?
Hvis du kunne tænke dig at vide mere, om hvordan EAN-fakturering foregår, så er du velkommen til at læse mere i vores online leksikon e-copedia. Her har vi samlet en række artikler, der alle fokuserer på elektroniske faktura. Du er selvfølgelig også altid velkommen til at kontakte vores supportafdeling, som med glæde hjælper dig på vej på EAN-eventyr:)