Har du registreret dig i NemHandel, og er klar til at modtage e-fakturaer i e-conomic? Så mangler du bare, at dine leverandører også ved det, så de kan sende dig dem. Men hvordan får du dine leverandører til at sende dig e-fakturaer?

Her er 5 trin, som hjælper dig med at få dine leverandører med på vognen.

1. Hav først argumenterne i orden – både for dig selv og dine leverandører

Med e-faktura har du alle fordelene og argumenterne på din side: høj datakvalitet, mindre risiko for svindel, en nemmere håndtering, besparelse af tid og penge og samtidig skåner du miljøet. 

Sørg for at have dine argumenter på plads, så du selv er klar over din overbevisning inden du skal hjælpe leverandører og kollegaer med at komme i gang. Har du brug for at genopfriske dine argumenter, kan du her se forklaringerne til e-faktureringens mange fordele.

Og skulle du opdage kollegaer eller leverandører, som går på kompromis med modtagelsen af e-fakturaer senere i forløbet, vil du være bedre i stand til at komme på rette kurs igen, ved at kende dine argumenter.

2. Lav en målrettet kommunikation til dine leverandører

Det kan være at nogle af dine leverandører vil opleve det som en større omstilling, at skulle sende alt elektronisk fremover (hvis de altså ikke er kunder i e-conomic, hvor alle nemt kan sende elektronisk).

Derfor er det vigtigt at du laver en målrettet kommunikation, som fremhæver hvorfor det er vigtigt for dit workflow at modtage elektroniske fakturaer, og at du samtidig gør det tydeligt på forskellige kanaler, så jeres leverandører ikke er i tvivl om at det er jeres ønske.

Du kan f.eks. starte med en venlig, men konkret og informerende e-mail til dine relevante leverandører. Husk at inkludere de nødvendige informationer, som de skal være opmærksomme på heri – og gør det nemt for dem. Herefter kan du f.eks. følge op med kommunikation på website, mailsignatur, bestillingssider m.m., så I ikke lægger skjul på jeres ønske om at ville modtage elektroniske fakturaer. På den måde formindsker du chancerne for at dine leverandører føler sig tvunget til noget de ikke helt forstår, mens I samtidig fremstår tydelige og målrettede.

3. Kommunikér tydeligt til nye leverandører i fremtiden

Fra starten af, er det vigtigt at være tydelig i din kommunikation overfor dine nye leverandører. Gør det meget klart hvordan I ønsker at modtage jeres fakturaer, og formindsk hermed risikoen for at skulle gentage og forklare dig selv, eller at skulle bruge tid på at tage snakken op igen. Ved denne tydelige kommunikation fra start, undgår I også at skulle give indtrykket af, at I løbende stiller større og flere krav. Vær derfor ikke bange for at kommunikere det tydeligt fra starten af, og tag gerne en snak med dine leverandører hvis du føler der er brug for det. 

Hvis dine leverandører er kunder i e-conomic, kan de automatisk sende dig e-fakturaer – såfremt din virksomhed er registreret i NemHandel. Hvis dine leverandører derimod ikke er kunder i e-conomic, og ikke mener de kan sende elektroniske fakturaer, så kan de altid sende gratis elektroniske fakturaer via Sproom, så længe de indtaster fakturaen.

4. Glem ikke dine medarbejdere

Når du kommunikerer eksternt til dine leverandører, er det ligeså vigtigt at kommunikere internt til dine medarbejder. Det ville være ærgerligt hvis leverandører får modstridende meldinger fra jer, fordi dine medarbejdere ikke er ordentligt informerede. 

Sørg derfor for, at de kender fordelene og argumenterne til elektronisk samhandel, og ved hvilke informationer en leverandør har brug for, for at sende elektronisk til jer. Så kan de nemmere hjælpe med at besvare leverandørernes spørgsmål uden at lave fejl, og har ikke nødvendigvis behov for at inddrage andre.

5. Stå fast i din beslutning

Leverandører vil oftest gerne hjælpe, og er sjældent modvillige når det handler om at imødekomme en samarbejdspartner. Hvis du derfor står fast på ønsket om at modtage elektroniske fakturaer, og ikke godkender at de sender fakturaer på andre måder, så er der større chance for at leverandørerne hurtigere vil omstille sig. Stå fast i din beslutning – og husk dine argumenter for hvorfor I ønsker at modtage elektroniske fakturaer. 

Er du ikke registreret til at modtage e-fakturaer i e-conomic? Læs her hvordan du nemt kommer i gang, helt gratis. 

Blogindlæggets informationskilde: Sproom