Med nytårsfesten i bakspejlet er det tid til at lukke regnskabet for 2019. Derfor har vi lavet en tjekliste på 6 trin, så det bliver nemt at komme i mål.

Du kan følge listen trin-for-trin, når du skal lave din årsafslutning i e-conomic, eller bruge den som en tjekliste over det du mangler.

 

 

De 6 trin

  1. Opret først det nye regnskabsår (2020)
  2. Spær midlertidigt perioder i det nye regnskabsår (2020)
  3. Bogfør 2019 færdigt, så du er up-to-date
  4. Afstem at alt er rigtigt – afstem bank, projekter osv.
  5. Lav en ny bilagsserie til dit nye regnskabsår
  6. Lav din årsafslutning

Ekstra trin

  • Træk en saldobalance over året der gik
  • Evt. efterpostering hvis revisor melder om fejl
  • Åbn de spærrede perioder i det nye regnskabsår, når der ikke er flere fejl i det gamle

Læs videre, for at få en beskrivelse af hvert trin. Og tøv ikke med at kontakte e-conomic support, som står klar til at svare på alle dine spørgsmål undervejs.

Ønsker du et supplement til denne tjekliste, kan du tilmelde dig kurser, finde guides og se supportens åbningstider her.

 

Trin 1. Opret først det nye regnskabsår (2020)

 

Det første trin er, at du skal oprette et nyt regnskabsår.

Du kan nemlig ikke afslutte regnskabsåret for 2019, før du har gjort det. Heldigvis er det nemt at oprette:

  • Klik på det orange tandhjul (Indstillinger) → vælg alle indstillinger
  • Klik på menuen “Regnskab” i venstre side → vælg “Regnskabsår”
  • Vælg “Nyt regnskabsår” → indtast datointerval (eks. 1. jan 2020 – 31. dec 2020)
  • Tryk “Gem” for at oprette dette regnskabsår, eller “Gem og ny” for at oprette flere regnskabsår. 

Du kan starte dit regnskabsår på en hvilken som helst dato i måneden. Dog kan du højest angive en 18 måneders periode.

 

Trin 2. Sikr dig mod at bogføre forkert (spær perioder)

 

Hvis du allerede har bogført alt færdigt for 2019, behøver du kun at udføre dette trin hvis du skal efterpostere. 

Hvis du derimod mangler at bogføre for 2019, så læs med. 

Det vil være en fordel for dig at spærre nogle af månederne i regnskabsåret 2020, så du ikke kommer til at bogføre dine 2019 bilag i det forkerte år. Spær gerne de samme måneder i 2020, som du mangler at bogføre i for 2019. 

  • F.eks: Hvis du mangler at bogføre for november og december 2019, vil det være en fordel at spærre november, december 2020

Så undgår du at e-conomic automatisk skriver november 2020, når du i virkeligheden forsøger at bogføre i november 2019. 

Se hvordan du spærrer en periode eller en måned i dit regnskabsår. 

 

Trin 3. Bogfør det du mangler for 2019, så du er up-to-date

 

(Spring dette trin over hvis du allerede har bogført færdigt for 2019)

Nu kan du blive færdig med at bogføre alt for regnskabsåret 2019, da du nu har spærret de måneder, som kunne risikere at give dig fejl. Du skal have alle dine omkostninger, udgifter og udlæg med i regnskabet. 

  • Husk: Det er fakturadatoen, der er gældende, når det kommer til moms- og skattefradrag. Så selvom betalingsfristen først er i 2020, skal omkostningerne og udgifterne med i 2019.
  • Husk: Hvis du har lagt ud for ting, som skal betales af firmaet i 2019, så skal du også have dem med i dit regnskab for 2019. Du skal selvfølgelig have kvitteringer eller anden dokumentation for købene.

 

Trin 4. Afstem at alt er rigtigt

 

Du skal nu afstemme dit regnskab. 

Her er en liste over de punkter, som dit regnskab evt. kunne indeholde. Afstem punkterne ved at sammenligne deres rapport med de relevante konti i saldobalancen (sådan trækker du saldobalancen). Se om alt stemmer, og spring selvfølgelig de punkter over, som ikke vedrører dit regnskab.

  • Stem banken af
  • Kunder og leverandører: afstem rapporterne med saldobalancen
  • Projekter (kun hvis du har dette tillægsmodul): afstem projekterne
  • Periodiseringer (kun hvis du har dette tillægsmodul): afstem periodiseringer
  • Anlægskartotek (kun hvis du har dette tillægsmodul): afstem aktiver
  • Lagerstyring (kun hvis du har dette tillægsmodul): Foretag en lageroptælling, og sikr at antallet af varer stemmer. Sammenlign herefter finanslagerværdien og lageroptællingen.

→ Har du brug for hjælp til at afstemme de enkelte punkter? kontakt e-conomic support, og de vil hjælpe dig med at finde rapporterne for de punkter, som du har behov for.

→ Stemmer disse rapporter ikke med tallene i din saldobalancen? Så skal du ind i rapporterne, og finde ud af hvad der skaber differencen. Dyk evt. ned og find ud af hvilken periode der er forskel i, og sammenlign bevægelserne fra perioden, så du nemmere kan finde fejlen. Hvis du har brug for hjælp til at finde fejlen, så er det her du skal have fat i din revisor eller bogholder.

→ Stemmer det hele? Så kan du gå videre til næste trin.

 

Trin 5. Lav en ny bilagsserie til dit nye regnskabsår

 

Nu skal du tage stilling til din bilagsserie i dit nye regnskabsår, da det ellers kan have konsekvenser.

Hvis du begynder at bogføre bilag i 2020, vil dine nuværende bilagsnumre nemlig fortsætte derudaf, og de kan risikere at støde ind i dine omkringliggende nummerserier.

Derfor er det en god idé at overveje om du enten skal fortsætte din nummerserie, starte nummerserien forfra, eller lave en ny nummerserie i det nye regnskabsår.

Du må gerne bruge de samme bilagsnumre igen fra sidste år, så længe det er i et nyt regnskabsår. Derfor kan du gøre det nemt for dig selv at holde styr på dine bilag år for år, hvis de hvert år starter med det samme tal.

  • F.eks.: Lad os sige at dine poster i 2019 i kassekladden Daglig startede med 1, og dine poster i Indbetalinger startede med 1000. Så har du altså plads til 999 poster i kassekladden Daglig, før numrene begynder at skride over i nummerserien til Indbetalinger. 
  • Hvis nu din sidste bogførte post i 2019 Daglig hed nr. 850, så går der ikke længe før nummerserien støder sammen med nummerserien for Indbetalinger (som startede på 1000).

Derfor er det en god idé at starte nummerserien forfra eller starte en ny nummerserie hvert regnskabsår.

Sådan starter du en ny nummerserie, eller starter nummerserien forfra.

 

Trin 6. Lav din årsafslutning

 

Tillykke, du klarede det!

Nu er vi nemlig nået til det sidste trin – din årsafslutning. Og ved du hvad? Det er faktisk det nemmeste trin.

Sådan laver du din årsafslutning.

 

Ekstra trin:

 

Saldobalance over året der gik

Når du laver årsafslutningen, vil vi anbefale dig at trække en saldobalance. Så får du en rapport over dit regnskab fra året der gik.

 

Efterpostering

Når du sender regnskabet til din revisor, kan han eller hun muligvis påpege fejl i dit regnskab for 2019. Her bliver du nødt til at åbne regnskabsåret 2019 op igen, fikse fejlen eller bogføre det der mangler, for derefter at afstemme og lukke regnskabet igen.

  • Husk: Du skal igen være opmærksom på dine bilagsnumre, så dine efterposteringer ikke blandes sammen med regnskabet for 2020. Du har flere muligheder: enten kan du ændre serien tilbage til der hvor du var kommet til i 2019 → efterpostere → og så ændre det tilbage til der hvor du var kommet til i 2020. ELLER Du kan evt. oprette en kassekladde som hedder Efterposteringer, og efterpostere i den. Den kan have sin egen nummerserie, som du enten kan nulstille hvert år, eller lade den fortsætte da der ikke plejer at være så mange efterposteringer. Se trin 4.
  • Husk: Når du efterposterer skal du igen være opmærksom på, at du ikke ender med at lave fejl med dato/årstal. Det kan derfor være en fordel at spærre perioder i 2020 når du efterposterer. Se trin 2.

 

Åbn de spærrede perioder

Da regnskabet for 2019 nu er bogført færdigt og lukket, kan du gå tilbage og åbne de spærrede perioder eller måneder for regnskabsåret 2020. De kan altid spærres og åbnes lige så mange gange som du har brug for. Sådan gør du.

Som det sidste vil jeg igen nævne, at hvis du ønsker et supplement til denne tjekliste, kan du tilmelde dig kurser, finde guides og se supportens åbningstider her.

Rigtig god arbejdslyst herfra!