optimér dit godkendelsesflow med workflows i e-conomic

Snart kommer Workflows, en feature i inboxen, der understøtter mange andre funktioner og kan gøre dine arbejdsgange lettere for dig. Med Workflows kan du opsætte automatiseringsregler for bilag i inboxen, der kan lette din arbejdsbyrde. Læs mere om, hvad vores Product Line Manager og tidligere økonomichef Oliver Storm siger om Workflows i dette indlæg.

Skræddersy godkendelsesprocessen med Workflows

Workflows er første spadestik mod et mere automatiseret regnskabsprogram, der vil lette brugernes arbejde i e-conomic. Med Workflows fokuseres der i første omgang på, at kunne skræddersy godkendelsesflowet i inboxen. Med kriterier, vores brugere selv kan opstille, vil der ske nogle handlinger i systemet, som gør bilagshåndteringen nemmere. Og det vil lette en proces, der før var længere og mere besværlig.

“Vi er i gang med at udvikle en form for robot, som ud fra forskellige kriterier, kan foretage nogle handlinger i vores system. På sigt skal denne robot kunne automatisere alt det, som kan være med til at lette brugernes arbejde i e-conomic. ”

Når det er sagt, så stopper vi ikke her. I følge Oliver: “(…) kigger vi også ind i andre områder end kun bilagshåndtering. Det er ikke noget vi er startet på endnu, men helt sikker noget, vi gerne vil kigge mere ind i”.

Workflows er altså en ny feature i e-conomic, der kan tilpasses til netop din forretning og give mindre administrativt arbejde i hverdagen.

“Med første lancering af Workflows kan du opsætte automatiseringsregler, der bestemmer præcis hvor hver enkelt bilag skal ende henne i e-conomic og samtidig skabe en bedre godkendelsesproces. Du kan fx bestemme, om det kun er bilag over en vis beløbsgrænse, der skal sendes til godkendelse eller om det er en regning fra en bestemt leverandør, der altid skal godkendes af samme person i virksomheden.”

Effektivisering  af dit godkendelsesflow

“Vi vil meget gerne reducere hvor mange gange du skal tage stilling til et bilag. Og vi ønsker mest af alt at gøre vores system så fleksibelt og effektivt som muligt. Forstået på den måde, at uanset hvilken slags arbejdsgang vores brugere har, så kan de tilpasse e-conomic til den. Vi vil rigtig gerne supportere flere forskellige arbejdsgange – og gøre plads til alle.”

Workflows er første skridt på en rejse mod at effektivisere vores kunders arbejdsgange. Vi vil gerne rykke arbejdsbyrden væk fra at sidde og indtaste det samme bilag, data, beløb og leverandøroplysninger igen og igen. Er du revisor eller bogholder, kan du ved at effektivisere bogholderiet frigive mere tid til at tilbyde dine kunder en bedre rådgivning. Samtidig kan du også tilbyde dem mere værdi ved at påtage dig en rolle, hvor du i stedet for at indtaste fører kontrol med regnskabet og ser på, hvordan det går i forretningen. Eller hvis du er virksomhedsejer, som selv sidder med regnskabet, kan du bruge mindre tid på manuelle indtastninger og mere tid på din forretning. 

Spar tid på det manuelle arbejde med automatisering

“Som tidligere bogholder og økonomichef, ser jeg mange fordele ved Workflows – men størst er automatiseringen af dine arbejdsgange”

Når du bruger Workflows skal du ikke bruge ligeså meget tid på manuelle processer – og det klar den fordel, der gør featuren helt unik. Man kan yderligere opsummere de største fordele i fem punkter:

  • Forbedret og fleksibel godkendelse i Inboxen
  • Et skræddersyet og personaliseret bogføringsflow 
  • Højere automatiseringsgrad i regnskabet
  • Mere effektiv bogføring 
  • Forbedret samarbejde i virksomheden.

Olivers anbefalinger til opsætning af regler

Hvis Oliver selv kunne vælge at opsætte en regel, ville den være, at lægge godkendelsesniveauet på betalingerne og ikke på bilagene. I dag fungerer det sådan, at du skal godkende alle bilag på en regning, som er sendt til godkendelse. Med Workflows kan du sætte regler op, så bilag under et bestemt beløb kan ryge direkte i regnskabet. Dertil ville Oliver også opsætte regler for specifikke leverandører eller beløbsgrænser, så du får færre bilag ind til godkendelse og dermed sparer tid på det administrative arbejde.

“Jeg håber, vores kunder tager godt imod Workflows. Jeg håber også at de kommer med en masse god feedback og en masse indsigter om, hvad vi kan gøre bedre i forhold til hvad det er for nogle manuelle processer de gerne vil undgå i hverdagen, som de tænker vi kan gøre smartere. ” 

Hvordan kan jeg tilføje Workflows til min aftale?

Workflows er stadig under udvikling og er derfor ikke tilgængelig for brugere i e-conomic. Men når featuren er klar, vil den blive en del af vores Smart-pakke.

Simpelt. Enkelt. Workflows.

Læs mere om Workflows her.