Når virksomheden vokser, følger mængden af bilag ofte med. Der er pludselig flere medarbejdere, som laver udlæg – og flere udgifter, der skal godkendes.
Det stiller nye krav til, hvordan I arbejder med godkendelse af bilag. For jo flere bilag og personer, der er en del af processen, desto vigtigere bliver det, at processen er nem at forstå og let at følge.
Her får du 5 måder at skabe en bedre proces for godkendelse af bilag.
1. Sørg for, at vejen fra køb til bogføring er tydelig
En god proces starter med en tydelig vej fra køb til bogføring. Når medarbejderen ved, hvordan bilaget skal indsendes, godkenderen ved, hvad der skal tages stilling til, og bogholderiet ved, hvornår bilaget er klar til bogføring, opstår der færre spørgsmål og bump på vejen.
Det giver bedre flow i processen – også når mængden af bilag vokser.
I kan fx afklare:
- Hvordan bilag skal indsendes
- Hvilke oplysninger, der skal følge med
- Hvornår bilag skal godkendes
- Hvad der sker, hvis noget mangler
- Hvornår bogholderiet kan arbejde videre
2. Lav klare rammer for hvem, der godkender hvad
Når flere personer håndterer udgifter, er det vigtigt at have klare rammer for, hvem der kan godkende hvad.
Det kan fx handle om, hvornår en leder skal godkende, hvornår ledelsen skal involveres, og hvornår flere personer skal tage stilling til samme bilag.
Klare rammer gør processen lettere at følge. Det bliver nemmere at sende bilaget til den rigtige person fra start, og det bliver tydeligere, hvorfor netop den person skal godkende.
I kan fx se på:
- Hvilke beløb forskellige personer kan godkende
- Hvilke typer udgifter bestemte personer skal godkende
- Hvornår ledelsen skal involveres
- Hvornår flere personer skal godkende samme bilag
- Om godkendelser skal ske i en bestemt rækkefølge.
3. Brug faste kontrolpunkter før godkendelse
En godkendelse bør ikke kun være et hurtigt klik.
Den bør bygge på nogle faste kontrolpunkter, så godkenderen ved, hvad der skal tages stilling til, før bilaget kan komme videre.
Det kan fx være:
- Er udgiften relevant for virksomheden?
- Stemmer beløb og dato?
- Er det tydeligt, hvad købet handler om?
- Hører udgiften til den rigtige afdeling, kunde eller det rigtige projekt?
- Mangler der en kommentar eller anden afklaring?
Faste kontrolpunkter gør godkendelsen mere ensartet. De gør det også lettere for nye godkendere at forstå, hvad de skal kigge efter.
Det er især vigtigt, når flere personer godkender bilag, fordi processen ikke bør afhænge af den enkelte persons vane eller mavefornemmelse.
4. Hav en tydelig proces for afvisninger og mangler
En god proces skal ikke kun fungere, når alt er i orden.
Den skal også gøre det nemt at håndtere de bilag, der kræver afklaring. Det kan fx være et bilag, der mangler oplysninger, har en uklar kommentar eller skal vurderes af en anden person. Derfor bør processen gøre det tydeligt:
- Hvornår et bilag skal afvises
- Hvem der får besked
- Hvad godkenderen skal skrive i kommentaren
- Hvem der retter eller supplerer oplysninger
- Hvornår bilaget kan sendes videre igen.
Når I har en tydelig retning for afvisninger og mangler, bliver det nemmere at få bilaget tilbage på sporet. Samtidig undgår I, at afklaringer bliver håndteret forskelligt fra gang til gang.
5. Følg status og dokumentation ét sted
En god proces slutter ikke, når bilaget er sendt til godkendelse.
Det skal også være muligt at følge med i, hvor langt bilaget er, og hvad der er sket undervejs.
Det er en fordel at kunne se:
- Hvem der har godkendt
- Hvem der mangler at godkende
- Om bilaget er afvist
- Hvornår der er sket ændringer
- Om der er skrevet kommentarer
Det giver bedre overblik for dem, der arbejder videre med bilagene. Det gør det også lettere at finde tilbage til beslutningen senere, hvis der opstår spørgsmål.
Optimér bilagsprocessen i e-conomic
I e-conomic kan I arbejde digitalt med bilag og følge status direkte i systemet.
Har I brug for en mere fleksibel godkendelsesproces, kan Udvidet bilagsgodkendelse hjælpe jer med at vælge flere godkendere, styre rækkefølgen og tilpasse flowet til jeres arbejdsgang. Det giver bedre overblik og gør det nemmere at få bilag videre til bogføring.
