Når din virksomhed har købt en vare eller ydelse, sender leverandøren typisk
en faktura til jer. Den kaldes en leverandørfaktura. Når I vil betale fakturaen,
laver I en leverandørbetaling i jeres regnskabsprogram.
En leverandørfaktura er næsten det samme som en regning, som jeres leverandør sender til
jeres virksomhed og beder jer om at få betaling for en vare eller ydelse. Når I modtager
fakturaen, skal I bogføre og betale den – det gør I typisk i jeres regnskabssystem.
Hvordan ser en faktura egentlig ud?
En faktura kan være printet på papir, vedhæftet en mail som pdf eller en e-faktura, der
bliver sendt direkte til jeres regnskabsprogram. Den indeholder blandt andet disse
informationer: En beskrivelse af varen, beløb, dato, betalingsbetingelser, fakturanummer,
leverandørens kontaktinformationer og CVR-nummer og jeres navn og adresse.
Husk at tjekke fakturaen for fejl
Når I modtager fakturaen, er det vigtigt, at I tjekker den for fejl, og at den bliver godkendt
af person, der har bestilt varerne. På den måde undgår I også at komme til at betale falske
fakturaer.
Registrer fakturaen i regnskabsprogrammet
Når I modtager en faktura fra en leverandør, skal I registrere den i jeres regnskabsprogram,
så den kan blive del af virksomhedens regnskab. Det gør I ved at oprette en nye postering
af typen Leverandørfaktura og udfylde felterne i posteringen – det er fx beløb,
betalingsdato, fakturanummer og en række andre oplysninger.
Se guide til at oprette leverandørfaktura
(Link til https://www.e-conomic.dk/support/artikler/opret-en-leverandoerfaktura)
Betaling i regnskabsprogrammet
Når det er tid til at betale fakturaen, skal I oprette betalingen i regnskabsprogrammet. Her
opretter I en nye postering af typen Leverandørbetaling og udfylder felterne i. I kan også
vælge andre betalingstyper som fx bankoverførsel eller girokort.
Sådan opretter I en leverandørbetaling
(Link til https://www.e-conomic.dk/support/artikler/opret-en-leverandoerbetaling)
Kan vi automatisere leverandørfakturaer?
I kan gøre håndteringen af fakturaer nemmere, så I modtager dem elektronisk fra
leverandøren direkte til jeres regnskabsprogram, hvor den bliver bogført automatisk.
På den måde gør I alle arbejdsgange digitale, samler alt i samme system og slipper for at
indtaste og betale fakturaerne manuelt. Det giver færre fejl, mindre administration og
bedre overblik.
I kan betale leverandørfakturaer direkte i e-conomic gennem produktet Smart Pay.
Læs mere om Smart Pay.
