Erhvervsstyrelsen har den 1. februar fremlagt nye krav til udbydere af et digitalt standard bogføringssystem. Kravene er første skridt på din vej mod at finde netop det system, der understøtter din virksomheds behov fremadrettet. Samtidig er der kommet en opdateret tidslinje for, hvornår både udbydere af systemer og virksomheder skal være klar til at implementere den nye lovgivning.
For udbydere af digitale bogføringssystemer gælder det, at kravene skal implementeres i perioden 1. februar – 31. oktober 2023, hvorefter Erhvervsstyrelsen 1. januar 2024 offentliggør en liste over registrerede godkendte bogføringssystemer. Samtidig skal de første virksomheder, dem der befinder sig i regnskabsklasse B, C og D begynde at bogføre digitalt fra juli 2024.
Du skal dog være opmærksom på, at det først er i det førstkommende regnskabsår efter juli, at kravene skal efterleves. Dvs. at den reelle dato for implementering af krav er 1. januar 2025, for de virksomheder, der følger kalenderåret. Alle datoer er forventelige og de kan derfor ændre sig.
I dette indlæg vil vi fortælle mere om de krav, du som virksomhedsejer eller bogholder/revisor skal være opmærksom på, når I skal vælge et nyt standard bogføringssystem, skifte program eller måske skal finde jeres første digitale regnskabsprogram, til at foretage den digitale opbevaring og registrering af bilag.
Hvilke krav skal et digitalt standard bogføringssystem møde?
Der er flere krav, der får betydning for om et regnskabsprogram vil blive godkendt af Erhvervsstyrelsen, som værende et digitalt standard bogføringssystem. Herunder en række krav til; registrering og opbevaring af regnskabsmateriale, it-sikkerhed og automatisering.
1. Krav til registrering og opbevaring af regnskabsmateriale
Et digitalt standard bogføringssystem skal understøtte muligheden for, at virksomheder løbende kan registrere sine transaktioner og opbevare registreringer og bilag i fem år.
I loven er der krav til, at bestemte bilag opbevares digitalt. Det er din virksomheds eget ansvar at sikre, at bilagene bliver opbevaret korrekt i et digitalt bogføringssystem. Det er altså ikke nok bare at have et digitalt bogføringssystem tilknyttet virksomheden – I skal selv aktivt håndtere bilagene digitalt. I e-conomic kan dette arbejde dog gøres lettere. I kan nemlig automatisere en del af processerne selv. Læs mere om automatisering her.
Hvilke bilag skal opbevares digitalt?
Bogføringsloven kræver, at du opbevarer bilag, der som minimum indeholder følgende oplysninger digitalt:
- Udstedelsesdato
- Produkt/ydelse
- Beløb
- Afsender og modtager, herunder: Navn, adresse, CVR-nummer eller SE-nummer mv.
- Oplysning om momsbeløbets størrelse
- Betalingsoplysninger
Vi anbefaler dog, at du digitaliserer alle dine bilag. Det kan nemlig være udfordrede at holde styr på helt præcis, hvilke bilag der skal digitaliseres, og hvilke der ikke skal. Desuden er der en række fordele forbundet ved digital bilagshåndtering – bl.a. at du undgår at miste vigtige bilag.
Du kan også læse mere og reglerne for registrering og opbevaring af regnskabsmateriale i kap. 6.2 i vejledningen om bogføring på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. I e-conomic kan I nemt opbevare og behandle bilag i en personlig Inbox. Læs mere om det her.
2. IT-sikkerhed og databehandling i digitale bogføringssystemer
Når det kommer til IT-sikkerhed og databehandling, er der en lang række krav din virksomhed skal sikre at den følger – også i det digitale standard bogføringssystem, den bruger til registrering og opbevaring af regnskabsmateriale. Det er bl.a. krav om:
- Højt niveau af IT-sikkerhed
- Tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger
- Risikovurdering
- Sikker opbevaring
- Dokumentation af udbydernes IT-sikkerhedsniveau
- Særlige krav til hybride digitale bogføringssystemer
Hvis din udbyder af dit bogføringssystem har erhvervet en ISAE-3402 eller ISAE-3000 revisorerklæring er dette også en bekræftelse af, at systemet er compliant med kravet om IT-sikkerhed. e-conomic har allerede begge erklæringer. Find dem her.
Vi vil i dette indlæg ikke dykke længere ned i de enkelte krav, men du kan læse mere i kap. 9 i Erhvervsstyrelsens guide til bogføringsloven.
Det er vigtigt at din virksomhed vælger et godkendt bogføringssystem, fordi ellers vil I selv blive ansvarlige for bogføringssystemet lever op til de gældende regler for IT-sikkerhed. Yderligere kan I blive ansvarlige for IT-sikkerhed, såfremt I vælger at integrere en ekstern tredjepartsapplikation til bogføringssystemet. Det er derfor en god ide at sætte sig ind i de forskellige regler nu og, hvis nødvendigt, indsamle informationer fra de systemer, virksomheden arbejder i.
Læs mere om, hvordan e-conomic håndterer IT-sikkerhed, datasikkerhed og GDPR på vores hjemmeside.
3. Automatisering
I de nye krav til digitale bogføringssystemer er der afsat et kapitel omhandlende krav til automatisering af virksomheders processer og arbejdsgange. Men her opsummerer vi de kendte krav, som digitale standard bogføringssystemer skal kunne understøtte:
- Automatisk fremsendelse og modtagelse af e-faktura
- Bankafstemning
- Bogføring ved hjælp af den offentlige standardkontoplan
- Bogføring ved hjælp af en digital bogføringsguide eller konteringsvejledning
- Deling af bogføringsdata
- Indberetning af årsrapporter og moms
- Understøttelse af oprettelse i Nemhandelsregisteret.
I e-conomic ser vi automatisering som den optimale løsning for dig, der gerne vil opnå det fulde potentiale i den bogføring og økonomistyring. Du kan læse meget mere om automatisering i e-conomic og fordelene heraf.
Hold dig opdateret med e-conomic
Bogføringsloven er en svær størrelse, og da der løbende kommer nye krav og ændringer, kan det være svært at beholde det store overblik. Men det kan vi hjælpe med. Du kan nemlig tilmelde dig vores nyhedsbrev, hvor du får tilsendt emails med det seneste nye, tips & tricks samt guides til, hvordan e-conomic kan hjælpe dig og din virksomhed med at leve op til de nye krav for bogføring – og kan gå skridtet endnu videre, ved at automatisere dit regnskab. Tilmeld dig nyhedsbrevet her.
Du kan også læse mere om den nye bogføringslov på denne side.
Læs mere på Erhvervsstyrelsens hjemmeside
Der er flere krav til udbydere af bogføringssystemer, som kommer til at have en betydning for, om netop dit program lever op til den nye lovgivning. Du kan læse mere om dem på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
