Ifølge bogføringsloven skal du bogføre dine bilag løbende. Måske ser du det som en nem opgave, måske får du sved på panden bare ved tanken. Uanset, så vil vi gerne gøre din bilagshåndtering endnu nemmere. Derfor får du her en række forslag som er gode at have for øje, inden du går i gang med at bogføre dine bilag.

Vil du blive klogere på emnet? Så tag et Academy-kursus.

Vores kurser – både bogføringskurser for begyndere og kurser i regnskab for veletablerede revisorer – tager altid udgangspunkt i håndtering af bilag. Og det er også uanset det stadie du er på i forhold til din regnskabsviden.

Der er nemlig rigtig mange måder, du kan håndtere dine bilag på. Fælles er dog, at du skal holde dig skarp i dine arbejdsgange, høre hvad andre gør og hvilken håndtering udbyderne af din regnskabsløsning anbefaler. 

Nogle af de vigtigste pointer vi giver deltagerne på vores regnskabskursus er: 

Hvor mange bilag har du? 

For at få nogle gode bogføringsvaner, er det vigtigt, at du ved, hvor mange bilag du har. Baseret på mængden af bilag, bør du se på den tid, du rent faktisk bruger på bilagene. Og hvordan det passer ind i din hverdag.

Har du mange bilag kan det hurtigt blive uoverskueligt at finde dem – særligt hvis du ikke gemmer dem løbende i fysiske mapper eller digitalt. Det samme gør sig gældende, når du efterfølgende skal bogføre bilagene.

Det vigtigste her er, udover rent faktisk at have bilagene, at du har overblik over, hvor meget tid det ca. vil kræve at bogføre dine bilag. På den måde undgår du at sidde i sidste øjeblik og miste overblikket, f.eks. op til momsfristen eller ved årsafslutning, hvor vi alle har prøvet at tiden er knap.

Der er ikke noget værre end at mangle et bilag, når du i forvejen har for lidt tid til at bogføre dit regnskab

Hvilken type bilag er det? 

Når du bogfører i e-conomic, skal du tage stilling til, hvordan din virksomheds bilag skal føres i regnskabet. Der er to forskellige måder at adskille bilagene på:

Finansbilag, er navnet på en bestemt type postering. Helt grundlæggende så betyder det, at du kan lave en postering/transaktion, der påvirker to eller flere konti, hvor du samlet når en overensstemmelse mellem debet og kredit.

Finansbilag kan med fordel bruges når du kun skal vise en påvirkning i regnskabet. Det kunne f.eks. være, når du lige har været ude og svinge firmakortet og købt en frokost. Det er en hurtig og simpel måde at lave dit regnskab på.

Du skal dog være opmærksom på, at når du bruger finansbilag – og derved påvirke dine konti direkte – så er det begrænset, hvor meget statistik mv. der kan trækkes. Kigger vi på rapporter, vil mængden af statistiske muligheder afspejle mængden af data der sættes ind.

Hvis du vil have mere statistik, bør du overveje leverandørstyring. Her vil der kunne trækkes mere statistik, fordi der er mere data at trække på. Du skal dog være opmærksom på at der også er flere handlinger at håndtere, sammenlignet med samme transaktioner lavet med finansbilaget.   

Leverandørstyring, er en betegnelse for, at der i forbindelse med din bogføring benyttes en leverandør som mellemled. Når du kigger i et regnskabsprogram som e-conomic vil transaktionerne, som er forbundet med  leverandørstyring, kaldes for leverandørfaktura og leverandørbetaling. Det betyder i praksis, at der laves en registrering af en faktura på fakturadatoen (derved opnås momstræk også på den retvisende dag jf. bogføringsloven). Efterfølgende registreres selve betalingen ved hjælp af endnu en postering på betalingsdatoen. På den måde opnår du et nøjagtigt regnskab, hvor faktura og betaling ligger på de dage, det fremgår ud fra bilagsdokumentation og betaling i banken.

Fordelen ved at bruge leverandørstyring er, som nævnt, at det er et mere nøjagtigt billede af din virksomheds økonomi. Derudover sikrer du at momstræk laves på de rigtige datoer, så det ligger i de retvisende perioder (f.eks. kvartalsvis), og at der kan trækkes statistikker på enkelte leverandører i forhold til beløb og perioder med et klik. 

Det er vigtigt at understrege, at du sagtens kan lave dit regnskab kun med finansbilag eller med en kombination af både finansbilag og leverandørstyring. Vi anbefaler at du sætter dig ned og kortlægger, hvordan det giver mening at bogføre i præcis din virksomhed, da der kan være stor forskel fra virksomhed til virksomhed. 

Hvordan ønsker du at arbejde med og opbevare dine bilag?

Som regnskabsverden ser ud i dag, har du to forskellige muligheder for, hvordan du opbevarer dine bilag.   

Vil du gerne have dine bilag fysisk i hånden? For herefter at opbevare dem i mapper til dokumentation? Så kan du sagtens gøre det. Men vi anbefaler dig at være obs på de risici som fysiske bilag medfører. Eksempelvis er der stor risiko for at bilagene bliver mistet. Samtidig med at de fylder meget – på skrivebordet, i mapperne, og nok også i din lomme eller taske. 

Du skal også være opmærksom på, at en ny regnskabslov forventes snart at træde i kraft. Det medfører at størstedelen af danske virksomheder skal opbevare alle bilag digitalt –  som et lovkrav. 

Du skal også overveje hvem der står for håndteringen af bilag i din virksomhed. Er det din revisor? Det kræver nemlig en vis mængde plads at opbevare bilagene i store ringbind, som ikke altid er gratis hos revisoren. 

Vi anbefaler dig at opbevare bilag digitalt og direkte i dit regnskabsprogram. Det medfører at  fremtidige processer for behandling af bilag blive meget nemmere. Her tænker vi på eksempelvis kontrolarbejde.

Når bilaget er digitalt, knyttes det direkte til dertilhørende bilagsposteringen, så kan du blot med et klik få bilaget frem. Det sparer dig for at bruge lang tid på at lede efter bilaget og bladre rundt i mapper – hvis du altså overhovedet har bilaget :-D. 

Det gør også processen meget hurtigere når andre, såsom din revisor, kolleger eller SKAT, skal se med i regnskabet, eller du selv vil kontrollerer om du har bogført korrekt.

En anden meget vigtig fordel ved at opbevare bilagene digitalt er, at systemerne kan aflæse det data, der står på bilaget, og derved komme med konteringsforslag. Det gør din arbejdsgang nemmere og hurtigere. Du slipper for en masse manuelt tastearbejde, sparer dig selv tid, så du kan vælge om du vil holde tidligt fri eller kaste dig over nye og spændende projekter. 

Digital bilagshåndtering kan vi skrive en hel blog om og det kommer vi nok også til

Visma Academy

Har du brug for at blive endnu bedre til regnskab og bilagshåndtering, så tilbyder vi en række kurser som du kan tilmelde dig lige her.

På vores bogføringskurser i Visma Academy får du mulighed for at blive klogere på, hvordan du arbejder med dine bilag i e-conomic, samt sparre med andre kursister og finde inspiration til dine egne arbejdsgange.