Nyt i dette indlæg: Som e-conomic bruger har du mulighed for at opbevare din beskrivelse direkte i programmet. Det eneste du skal gøre er at trykke på det orange tandhjul i applikationen, vælge “Alle indstillinger”, og herefter “Stamoplsyninger”. I bunden af siden finder du en skabelon til beskrivelsen af dine bogføringsprocedurer, som du skal tilpasse til din egen virksomhed og herefter gemme. Du kan også uploade dit eget dokument og behøver derfor ikke at bruge vores skabelon.

Hvad er det og hvordan påvirker det dig?

Bogføringsloven, årsregnskabsloven, digitalisering af bilag, beskrivelse af bogføringsprocedurer. Der er mange nye begreber du skal forholde dig til, som du ikke nødvendigvis har hørt om før, hvilket kan være forvirrende og virke uoverskueligt – og det kan vi godt forstå.

Derfor vil vi i dette indlæg fortælle mere om én af de ting, nemlig: Beskrivelse af bogføringsprocedurer. Vi har samtidig lavet en skabelon, som kan hjælpe dig i gang med netop at opfylde kravene til denne beskrivelse. Læs mere og find den længere nede i blogindlægget.

I e-conomic sidder vores medarbejdere klar til at svare på spørgsmål, når der opstår tvivl eller når du har behov for hjælp til programmet eller vores moduler. Vi henviser til Erhvervsstyrelsen eller din bogholder/revisor, når det kommer til konkrete spørgsmål og vejledning til den nye bogføringslov.

Definition og forklaring af § 6

Den 1. juni 2022 trådte den nye bogføringslov i kraft og både nye og tidligere krav er inkluderet heri. Et af de nye krav handler om at lave en beskrivelse af ens virksomheds bogføringsprocedurer. Da denne bestemmelse er vedtaget, vil nedenstående ikke blive ændret lige foreløbigt og du kan derfor gå ud fra, at din virksomhed snart skal leve op til disse krav, hvis ikke allerede i dag:

“Virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde en beskrivelse af:

1. Virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres;
2. Virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale, efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis; og
3. Hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.”

Kilde: Erhvervsstyrelsen, 2022

Kravet erstatter det tidligere lovkrav om beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale.

Det betyder det i lægmandssprog

Det betyder i bund og grund, at din virksomhed, ifølge § 6, skal udarbejde et dokument, der beskriver de tre overstående procedurer: Hvordan virksomheden løbende registrerer transaktioner så nøjagtigt som muligt, hvordan virksomheden opbevarer sit regnskabsmateriale og hvem i virksomheden, der er ansvarlig for de to ovenstående punkter.

Vi vil længere nede i dette indlæg fortælle mere om vores skabelon og om det giver mening for netop din virksomhed at bruge den.

Kompleksitet, regnskabsklasse og økonomi 

I § 6 henvises der til andre bestemmelser, som har en betydning for, hvordan du skal forholde dig til de fremsatte krav. Derfor opfordrer vi til at enten tale med din bogholder eller revisor, eller selv gå ind og nærlæse lovteksten. Vi vil her fremhæve én af de paragraffer, der er værd at have in mente, når du om lidt læser om vores udarbejdede skabelon til beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer:

“§ 5, stk. 2. Bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.”

Kilde: Erhvervsstyrelsen, 2022

Virksomhedens kompleksitet og regnskabsklasse vil nemlig have indflydelse på, hvor detaljeret din virksomheds beskrivelse af bogføringsprocedurer skal være. Man kan sige, at jo mere kompleks din virksomhed er og jo højere regnskabsklasse, den er i jo mere kompleks og omfattende skal beskrivelsen af bogføringsprocedurer være. Derfor kan det have betydning for, om vores skabelon er fyldestgørende for netop din virksomhed.

Skabelon til beskrivelse af bogføringsprocedurer

Og så kommer vi til det – nemlig vores skabelon til beskrivelse af bogføringsprocedurer.

Vi har udarbejdet en skabelon, der vejleder dig i, hvordan du kan udforme din egen beskrivelse jf. kravene i § 6. Skabelonen er lavet i Word og kan nemt hentes ned og udfyldes. Nogle af punkterne er ligetil, hvorimod der muligvis vil opstå tvivl ved andre. Derfor er det en god ide at have din bogholder/revisor eller anden relevant rådgiver indover beskrivelsen.

Og det er nu, at ovenstående afsnit om kompleksitet og regnskabsklasse får en betydning for, om din virksomhed kan bruge skabelonen. Vores skabelon henvender sig primært til virksomheder i regnskabsklasse A og B, da virksomheders kompleksitet i disse regnskabsklasser stemmer bedre overens med kompleksiteten af skabelonen. Det betyder, at hvis din virksomhed befinder sig i regnskabsklasse C og D og/eller er mere kompleks end normalt, så skal du udarbejde en mere omfattende og fyldestgørende beskrivelse end den du finder i skabelonen. Det kan være en god ide, hvis din virksomhed befinder dig i en af de to regnskabsklasser, at få din bogholder eller revisor til at hjælpe med at udfylde beskrivelsen.

Skabelonen er frivillig at bruge, og du kan derfor i stedet vælge at udarbejde din egen beskrivelse for din virksomhed. Hvis du gør det, så skal beskrivelsen dog som minimum indeholde de informationer, som skabelonen indeholder.

Du kan finde vores skabelon til beskrivelse af bogføringsprocedurer her.

Skabelonen er vejledende, men kan hjælpe dig i gang med, hvordan din virksomhed skal udfylde en fyldestgørende beskrivelse selv.

Vejledning til udarbejdelse af beskrivelsen af bogføringsprocedurer

Det kan være svært at finde rundt i, hvordan netop din virksomhed skal udfylde beskrivelsen af bogføringsprocedurer. Vi har derfor i denne artikel yderligere samlet de punkter, beskrivelsen som minimum skal indeholde. Find vejledningen her.

Hvornår skal beskrivelsen være klar?

Din virksomhed skal være klar til at opfylde kravet om en beskrivelse af bogføringsprocedurerne i det førstkommende nye regnskabsår (indkomstår), der starter efter den 1. oktober 2022. 

Det betyder, at hvis din virksomhed har sit regnskabsår fra den 1. januar til den 31. december, skal den efterleve kravet 1. januar 2023. Det kan altså være en god ide at tage fat i din bogholder eller revisor med det samme, eller prøve at udfylde skabelonen selv allerede nu. 

Hvis din virksomheds regnskabsår derimod ligger forskudt, fx. fra den 1. oktober til den 30. september, skal den først efterleve kravene til beskrivelse af bogføringsprocedurer fra det regnskabsår, der starter den 1. oktober 2023.

Læs mere om bogføringsloven og hold dig informeret

Det er altså med at holde tungen lige i munden og holde sig informeret på de ændringer, der unægteligt vil komme de næste år til regnskab og bogføring. Men bare rolig, du kan nemt og hurtigt finde mere information og holde dig opdateret her.