Hvis du kun skal investere i en ting til din virksomhed i år, hvad skal det så være? Svaret kunne snildt være et EAN-nummer.

Hvorfor? Fordi et  EAN-nummer kan spare dig for store mængder tid og penge. Med et EAN-nummer kan du nemlig modtage dine fakturaer elektronisk. Og der er 4 gode grunde til at det er en rigtig god idé:

  1. Store besparelser. Analyser har vist at man sparer mellem 80 og 200 kr. pr. faktura. Så hvis din virksomhed modtager mere end 3-400 fakturaer årligt, er der helt sikkert penge at spare.
  2. Nemmere bogføring. E- fakturaer kan håndteres, godkendes og konteres meget hurtigere og med færre fejl end fakturaer, der modtages på PDF eller papir.
  3. Større kontrol og sikkerhed. Alle e-fakturaer kan spores af både modtager og afsender, hvilket giver dig meget bedre styring.
  4. Bedre for miljøet. Du mindsker både dit papirforbrug og CO2-udslip, når du modtager dine fakturaer elektronisk. Og det vil både din pengepung og miljøet takke dig for.

Det kan altså godt betale sig, at få et EAN-nummer, så du kan modtage elektroniske fakturaer. Men hvad er et EAN-nummer egentlig? Og hvordan fungerer det overhovedet? Læs med og få svarerne på de 3 vigtigste spørgsmål om EAN og elektronisk fakturering.

1) Hvad er et EAN-nummer?
EAN står for European Article Numbering. Det er også den slags nummer, der står på stregkoden på varerne i supermarkedet. Internationalt bruger man betegnelsen GLN-nummer i stedet for EAN-nummer i forbindelse med elektronisk fakturering.

GLN står får Global Location Number og er faktisk den mest korrekte betegnelse. I Danmark er det dog mest almindeligt at bruge betegnelsen EAN-nummer, da det er den, de offentlige virksomheder bruger. Derfor hedder det også et EAN-nummer i e-conomic.

2) Hvordan fungerer et EAN-nummer?
Lidt forsimplet kan man sige, at et EAN-nummer fungerer som en unik, elektronisk postkasse. En postkasse, som selv kvitterer for modtagelsen af elektroniske dokumenter og kun lukker de dokumenter ind, som opfylder kravene for hver enkelt dokumenttype.

Et EAN-nummer fortæller altså, hvordan og hvortil en elektronisk faktura skal leveres. Nummeret er altid knyttet til én bruger, og der findes ikke to virksomheder med det samme EAN-nummer. Derfor er der ingen risiko for at dokumenter, som er sendt via EAN, forsvinder eller havner hos den forkerte. Det betyder, at det er en meget sikker måde at udveksle dokumenter på.

3) Hvordan får jeg et EAN-nummer?
I Danmark sælges EAN-numre af virksomheden GS1. Prisen afhænger af din virksomheds årlige omsætning. Du kan også købe dit EAN-nummer via en operatør. Det kunne fx. være vores søstervirksomhed Sproom, som hjælper alle slags virksomheder med elektronisk fakturering. Operatøren hjælper dig med at anskaffe og registrere dit EAN-nummer, så dine leverandører kan sende e-fakturaer til dig.

Du skal have en operatør for at kunne bruge dit EAN-nummer. Også selvom du har købt nummeret direkte hos GS1. Et EAN-nummer fungerer nemlig på samme måde som et telefonnummer, og en operatør på samme måde som et teleselskab. Uden et teleselskab, kan folk ikke ringe til dit telefonnummer. Og uden en operatør, kan dine leverandører ikke sende e-fakturaer til dit EAN-nummer.

Få et gratis EAN-nummer med Smart Inbox
Du kan også modtage elektroniske fakturaer med e-conomics spritnye tillægsmodul Smart Inbox. Og når du har Smart Inbox, får du faktisk et EAN-nummer og en operatør gratis sammen med dit tillægsmodul. Derudover får du bl.a. aflæst dine fakturaer automatisk, så de kan bogføres i et snuptag.

Læs mere om Smart Inbox >>

Hvis du vil spare tid og penge på din fakturahåndtering, er et EAN-nummer helt sikkert den rigtige investering. Flere og flere har i hvert fald fået øjnene op for fordelene ved elektronisk fakturering. Så hop med ombord – og gør din virksomhed (og miljøet) en tjeneste.