Fanen “Udgifter” er blevet til “Mine opgaver” i e-conomic.
Det er ikke bare et nyt navn. Det er et vigtigt skridt mod at gøre samarbejdet – både internt i virksomheden og eksternt med bogholder eller revisor – mere enkelt.
Vi har talt med Product Manager Kasper Aaes om baggrunden for navneskiftet og om, hvordan det hænger sammen med at styrke samarbejdet om regnskabet.
Fanen bruges som en arbejdsliste
Da fanen “Udgifter” i sin tid blev lanceret, var formålet enkelt: at gøre det nemmere at håndtere udgifter.
Men over tid ændrede brugen sig.
“Vi kunne se, at mange af vores kunder bruger fanen som en slags arbejdsliste. Et sted, hvor de holder styr på det, de skal tage stilling til,” fortæller Kasper Aaes.
Den indsigt kommer ikke ud af det blå.
“Vi har haft over 1000 interviews med kunder det seneste år. Det er blandt andet her, vi har set, hvordan fanen bliver brugt i praksis,” siger han.
Det blev startskuddet til navneændringen. For i stedet for at holde fast i det oprindelige formål, tager “Mine opgaver” udgangspunkt i den måde, fanen faktisk bliver brugt på i dag.
Det er tydeligere, hvad der skal gøres
Navneændringen afspejler, at fanen er blevet udvidet, så det er tydeligt, hvad der mangler fra virksomhedsejeren eller medarbejderen, før den regnskabsansvarlige kan komme videre med regnskabet.
“Vi vil gerne gøre det klart, hvad der skal tages stilling til. Når det er tydeligt, bliver det lettere at arbejde sammen løbende,” siger Kasper Aaes.
Løbende bogføring er nemlig afgørende for, at regnskabet holdes opdateret og der kan træffes de bedste beslutninger for virksomheden.
Under fanen er det nu muligt at:
- se bilag, som en kollega, bogholder eller revisor har anmodet om
- se transaktioner betalt med Firmakort, hvor der mangler bilag
- godkende bilag, der ligger og venter
Fanen er samtidig flyttet i menuen, så den er adskilt fra de øvrige regnskabsområder.
Den bliver også løbende udvidet, så det i fremtiden bl.a. bliver muligt at:
- godkende registreringer som tid, fravær og ferie i forbindelse med løn
- betale leverandørfakturaer direkte fra fanen, når vi introducerer vores nye betalingsløsning
Vil I styrke samarbejdet endnu mere?
“Mine opgaver” er ét af de steder, der gør samarbejdet mere enkelt i hverdagen.
Men der er også flere andre muligheder i programmet, som allerede i dag gør det lettere at lettere at dele information, følge op og komme videre i arbejdet.
Fx er det muligt at:
- koble banken til e-conomic, så banktransaktioner automatisk bliver hentet ind
- tilføje information (fx projektnummer, dimension, konto, mv) til bilag, så de er klar til bogføring
“Det er ikke altid, at den, der fører regnskabet, kender baggrunden for en udgift. Når den information er med fra start, bliver det nemmere at bogføre,” siger Kasper.
Når informationen er på plads, kan arbejdet fortsætte uden unødig ventetid. Det giver et opdateret regnskab og et bedre grundlag for beslutninger om økonomien.
Fortsat fokus på samarbejde i fremtiden
Arbejdet med at gøre samarbejdet omkring regnskabet lettere, slutter ikke her. Især håndtering af bilag et af de områder, der er særligt fokus på i e-conomic – fordi manglende bilag ofte bremser arbejdet for bogholderen.
“Vi ved, at manglende bilag er en af de største udfordringer. Derfor arbejder vi på at gøre det nemmere at få dem samlet ind,” siger Kasper Aaes.
Allerede i dag er det muligt at sende og modtage bilagsanmodninger via email, så de bilag, der mangler, hurtigere kommer på plads. Læs mere her (mangler link).
Næste skridt er at gøre processen endnu mere enkel. Fx med løsninger, der:
- automatisk kan hente bilag fra udvalgte email og indsende til Inboxen
- skaber bedre sammenhæng mellem bank og bilag
- giver et tydeligere overblik – også fra mobilen
- kobler bilag til bankposteringer automatisk
Samtidig forventes nye teknologier som AI at spille en større rolle.
“Hvis de gentagne opgaver bliver håndteret automatisk, giver det mere tid til det, der skaber værdi – fx rådgivning” siger Kasper.
Målet er at gøre samarbejdet mere enkelt i hverdagen – med færre manuelle opgaver og mindre opfølgning.
